Het open kantoor is een van de grootste trends op het gebied van kantoorinrichting. Waar vroeger vooral in hokjes werd gewerkt, zien we nu volledige open ruimtes. Waar mensen eenvoudig met elkaar kunnen samenwerken, kunnen sparren over opdrachten en elkaars creatieve geest kunnen stimuleren. Toch is een open kantoorruimte niet voor iedereen even geschikt.
Zo zijn er ook mensen die het lastig vinden om dan gefocust te blijven. Gelukkig zijn er ook manieren waarop je deze medewerkers kunt helpen. Efficiënte werkplekken inrichten is niet eenvoudig, maar met behulp van de volgende tips zorg je ervoor dat iedereen productief aan de slag kan gaan.
Voeg akoestische ruimtes toe
Ook in een open kantoor kunnen aparte ruimtes worden gecreëerd. Met speciale Pods of Akoestische ruimte kunnen aparte ‘hokjes’ worden gecreëerd voor speciale gelegenheden. Bijvoorbeeld wanneer een belangrijk telefoongesprek gevoerd moet worden of wanneer men één-op-één wil praten of wanneer een werknemer aangeeft dat hij zich niet kan concentreren en even deze rust nodig heeft. Op die manier is er altijd een plek waar een werknemer om welke reden dan ook zich even terug kan trekken. Ook in een open kantoorruimte.
Deel koptelefoons uit
Nog een goede manier om voor meer rust te zorgen, is door het uitdelen van koptelefoons. Er bestaan speciale noise-cancelling koptelefoons. Deze zorgen ervoor dat er zo min mogelijk geluid doordringt. Handig wanneer iemand zich echt volledig alleen moet concentreren op een taak. Dan is het prettig als je zo min mogelijk last hebt van de rest van de omgeving. Het is daarom goed om altijd enkele koptelefoons op kantoor te hebben. Indien het nodig is, kunnen werknemers hier dan gebruik van maken.
De juiste muziek
Op veel kantoren wordt tegenwoordig ook achtergrondmuziek gedraaid. Houd er wel rekening mee dat niet iedereen even geconcentreerd kan blijven als er muziek gedraaid wordt. Stem dit daarom iedere dag af met de medewerkers die op dat moment aanwezig zijn en let ook op het soort muziek dat er gedraaid wordt. Onderzoek heeft aangetoond dat bepaalde muzieksoorten de concentratie kunnen verbeteren. Het loont daarom zeker om je muziekkeuze op basis van de stemming aan te passen.
Stel ook regels op
Een open kantoorruimte betekent niet dat alles maar mogelijk is. Het is niet mogelijk om te werken als er constant door elkaar heen gekletst wordt, over en weer gelopen wordt en als er nooit eens ruimte voor stilte is. Daarom is het goed om ook de grenzen aan te geven. Stem dit samen met de medewerkers af. Waar hebben zij baat bij?
Denk bijvoorbeeld aan momenten waarop er niet heen en weer gelopen mag worden en er enkel op fluistertoon gepraat mag worden. Of waarop er juist extra stilte moet heersen omdat er belangrijke taken worden uitgevoerd. Het is van belang dat het team met elkaar in gesprek blijft en aangeeft wat wel of niet handig is op deze dag. Die wensen kunnen ook per dag verschillen. Dus zorg ervoor dat dit aan het begin van elke dag kort wordt afgestemd.